1. Laminaniranje (laminaning)
Što je laminiranje?
Laminiranje (koja se također naziva laminiranje) uključuje postavljanje dokumenata u laminanijski film, a zatim upotrebu laminatora za zagrijavanje i pritiskanje zajedno, "zapečaćenje" papira unutar filma. Ova metoda je vodootporna, otporna na bore i otporna na suza.
Prikladne vrste dokumenata:
Potvrde, nagrade
Kartice zaposlenika, radne dozvole
Jelovnici, materijali za obuku
Prednosti:
Vodootporan, otporan na mrlje i otporan na pregib
Jači, rafiniraniji izgled
Niski troškovi i jednostavni za upotrebu
2. Mape datoteka i organizatori datoteka
Postoji mnogo vrsta mapa datoteka:
Veziva za dva prstena / veziva s tri prstena
Vreće s patentnim zatvaračem
Umetnite organizatore datoteke
Prikladne vrste dokumenata:
Izvještaji, ugovori, pravila i propisi
Projektni materijali, zapisnici sastanka
Sve vrste dokumenata o A4
Prednosti:
Jasna klasifikacija i lako prijavljivanje
Za višekratnu upotrebu
Pristupačni troškovi i razni stilovi
3. Elektroničko skeniranje i sigurnosna kopija
Opis metode:
Upotrijebite skener ili kameru za pretvaranje papirnih dokumenata u elektroničke verzije i spremite ih na uslugu oblaka, USB pogon ili poslužitelj tvrtke. Preporučena kombinacija:
Dvostruki papir i elektroničko skladištenje
Šifrirane komprimirane datoteke, kontrola pristupa
Prednosti:
Sprječava gubitak i oštećenja
Lako pronaći i dijeliti
Ušteda papira
4. vodootporne torbe za datoteke/vatrootporne torbe
Pogodno za:
Noseći važne dokumente u pokretu
Pohranjivanje dugoročnih dokumenata
Prednosti:
Vodootporan i vatrootporni materijal
Jaka brtva s patentnim zatvaračem
Neki s kombiniranim bravama za dodatnu sigurnost
5. Zapečaćene vrećice/kutije datoteka
Koristi:
Prikladno za pohranjivanje teških ili multikategoriziranih dokumenata, poput ugovora, dokumenata s klijentima i datoteka osoblja.
Značajke:
Veliki kapacitet
Može se označiti i kategorizirati
Različiti materijali: papir, plastika, oksfordska krpa itd.
6. Smanjivanje povjerljivih dokumenata
Osim zaštite dokumenata, također je važno naučiti kako ih sigurno uništiti. Povjerbene ili privatne dokumente tvrtke ne treba odbaciti nepažljivo; Treba ih isjeckati.